Anfragen nach dem Freedom of Information Act (FOIA)

Alle Anfragen für Aufzeichnungen sollten per E-Mail an gesendet werden [E-Mail geschützt] oder an den Beauftragten gesendet/überwiesen werden, der als der fungiert APS Beauftragter des Freedom of Information Act (FOIA) für die ordnungsgemäße Handhabung. Anfragen werden zunächst innerhalb von fünf (5) Werktagen beantwortet. Bitte leiten Sie sie daher umgehend weiter. Das Gesetz erlaubt die APS die Kosten für die gesamte Personalzeit in Rechnung zu stellen, die für die Suche, den Zugriff, die Bereitstellung und das Kopieren der erstellten Aufzeichnungen erforderlich ist. Der Virginia Freedom of Information Act deckt nur öffentliche Aufzeichnungen (in jeglicher Form) ab, die existieren. Dazu gehören unter anderem Aufzeichnungen, die in computerisierter Form vorliegen, Videoaufzeichnungen oder Audioaufzeichnungen. Der Virginia Freedom of Information Act verlangt dies jedoch nicht APS um einen neuen Datensatz zu erstellen, noch erfordert es APS Informationen bereitzustellen oder Fragen zu beantworten, die nicht in einem vorhandenen Datensatz enthalten sind.

APS hat fünf (5) Arbeitstage Zeit, um eine erste Antwort auf eine Anfrage zu geben. Diese Antwort kann die angeforderten Datensätze enthalten oder nicht. Die erste Antwort muss entweder Folgendes enthalten:

• Dass die angeforderten Aufzeichnungen dem Antragsteller zur Verfügung gestellt werden;
• Dass die angeforderten Aufzeichnungen nicht zur Verfügung gestellt werden und die Rechtsgrundlage, die das Zurückhalten der Aufzeichnungen erlaubt;
• Dass einige Aufzeichnungen zur Verfügung gestellt werden und andere nicht, zusammen mit der Rechtsgrundlage, die das Zurückhalten dieser Aufzeichnungen erlaubt; oder
• Es ist praktisch nicht möglich, die angeforderten Aufzeichnungen vorzulegen oder festzustellen, ob sie innerhalb des Zeitraums von fünf Arbeitstagen verfügbar sind, und die Bedingungen, die solche Maßnahmen unmöglich machen.

Die endgültige Antwort sollte jedoch nicht mehr als sieben (7) zusätzliche Arbeitstage nach Ablauf der Frist für die erste Antwort erfolgen.  

Der FOIA-Beauftragte oder Beauftragte legt dem Antragsteller für alle Anfragen einen Kostenvoranschlag vor.

1. Wenn der Zeitaufwand für das Sammeln und Verarbeiten der angeforderten Unterlagen auf mehr als 30 US-Dollar geschätzt wird, benachrichtigt der FOIA-Beauftragte oder Beauftragte den Antragsteller im Voraus und erkundigt sich, ob er/sie mit der Anfrage fortfahren möchte. Anfragen, deren geschätzte Kosten mehr als 200 US-Dollar betragen, müssen im Voraus bezahlt werden, bevor die Anfrage weiter bearbeitet werden kann.
2. Wenn für das Sammeln und Verarbeiten der angeforderten Informationen Zeitaufwand für das Personal anfällt, benachrichtigt der FOIA-Beauftragte oder Beauftragte den Antragsteller darüber, dass die Informationen zusammengestellt wurden und abgeholt werden können, wenn die Person einen Scheck zur Deckung der Kosten vorlegt. Wenn ein Scheck an das Büro geschickt wird, werden die Unterlagen dem Antragsteller zugesandt, sobald der Scheck eingegangen ist.
3. Die Gebühren basieren auf den folgenden Sätzen (Änderungen vorbehalten):
   • Die Personalzeit wird zum Stundensatz des antwortenden Mitarbeiters berechnet
   • Die Fotokopiergebühren betragen 12 USD pro Seite (Schwarzweiß, einseitig, 8.5 × 11).
   • Andere Kosten (z. B. das Kopieren von Karten, Bauplänen, Fachgutachten, Versandkosten (sofern gewünscht)) können gegebenenfalls in Rechnung gestellt werden und werden zu den tatsächlichen Kosten berechnet.
4. Alle Schecks sind an „Arlington Public Schools“ auszuzahlen. Der FOIA-Beauftragte oder Beauftragte leitet alle Zahlungen zur Bearbeitung und Hinterlegung an den Assistant Superintendent, Finance and Management Services weiter.