Groupe consultatif aquatique

La Groupe consultatif aquatique (AAG) a été créé le 1er juillet 2022. Ce groupe de citoyens représentant la communauté aquatique travaille avec le surintendant adjoint des installations et de l'exploitation ou son délégué pour conseiller le personnel dans les opérations des trois APS- piscines détenues et exploitées situées dans les écoles secondaires Wakefield, Washington-Liberty et Yorktown. Le travail de l'AAG se concentre sur l'efficience et l'efficacité des opérations de la piscine, y compris la budgétisation des dépenses, les stratégies de recouvrement des coûts, la fixation des frais, l'attribution de l'espace, les horaires, les programmes, etc. Le groupe participera à l'élaboration du plan de gestion annuel aquatique, surveillera son progrès et fournir une évaluation de fin d'année. L'AAG fonctionnera selon les normes de fonctionnement décrites ci-dessous.

CADRE OPÉRATIONNEL DU GROUPE CONSULTATIF AQUATIQUE

Objectif

Le groupe consultatif aquatique est chargé d'aider le surintendant adjoint des installations et des opérations, ou sa personne désignée, sur les questions concernant APS Opérations et programmes des installations aquatiques. Ce groupe doit travailler en collaboration avec le personnel dans l'élaboration, la mise en œuvre et le suivi du plan annuel de gestion aquatique en mettant l'accent sur les domaines suivants :

  1. L'adéquation et l'efficacité des programmes et activités aquatiques existants et prévus, les procédures régissant la participation, les objectifs de recouvrement des coûts, les frais facturés et les relations entre les diverses activités des piscines.
  2. Les points forts et les opportunités de l'exploitation et des programmes aquatiques, y compris, mais sans s'y limiter, les relations d'accès par affinité, les locations et les événements compétitifs.
  3. La mesure dans laquelle les buts et les objectifs du plan de gestion aquatique annuel ont été ou sont atteints, y compris les domaines qui devraient être améliorés, élargis, éliminés ou modifiés.
  4. Stratégies pour renforcer les efforts d'engagement communautaire, y compris, mais sans s'y limiter, l'identification de diverses méthodes pour informer les membres de la communauté sur APS programmes et activités aquatiques et encourager la participation pour aider à atteindre les objectifs de performance des installations aquatiques.
  5. Collaborer avec le personnel pour présenter un forum annuel annuel sur les sports aquatiques et d'autres événements de sensibilisation communautaire et programmes éducatifs.

Membres

    1. Le ou vers le 1er juillet de chaque année, le surintendant adjoint sollicitera les candidatures des membres de la communauté en utilisant un formulaire disponible sur le site Web des sports aquatiques. Les citoyens seront sélectionnés pour servir des mandats de deux ans au sein de l'AAG à partir de cette liste compilée. Les postes vacants pouvant survenir au cours d'une année donnée seront pourvus en juillet de l'année suivante.
    2. Les membres ne peuvent servir plus de trois mandats consécutifs.
    3. L'adhésion doit être composée de résidents d'Arlington représentant les divers groupes d'intérêt qui fréquentent les piscines, y compris, mais sans s'y limiter, les loisirs/loisirs, les personnes handicapées, les sports aquatiques de compétition, les écoles et l'enseignement communautaire, le fitness aquatique, les adultes âgés et les nageurs. , et représentant la diversité de la communauté. Le Groupe consultatif sur les sports aquatiques compte au moins sept (7) et au plus dix (10) membres nommés pour un mandat de deux ans par le surintendant adjoint des installations et des opérations en consultation avec le président.

Procédures de groupe

Avant le 30 septembre de chaque exercice financier, le directeur des sports aquatiques convoquera la première réunion de l'AAG. Le directeur doit aviser le surintendant adjoint des installations et des opérations à l'avance de la date de cette réunion. La sélection du président et du vice-président du groupe a lieu lors de la première réunion de chaque année. Les membres élus à la présidence et à la vice-présidence peuvent occuper ce poste pendant au plus deux années consécutives.

  1. Le président est responsable de l'ordre du jour des réunions et des communications régulières, y compris l'avis préalable de toutes les dates de réunion au surintendant adjoint des installations et des opérations.
  2. Le directeur de la gestion aquatique servira de secrétaire et maintiendra les procès-verbaux des réunions de groupe.
  3. Des copies des procès-verbaux approuvés de toutes les réunions du groupe consultatif doivent être transmises au surintendant adjoint des installations et des opérations.
  4. Avant le 31 mai de chaque année, le président doit soumettre un rapport sur l'examen du groupe, sur les opérations de l'année précédente et sur la mise en œuvre du plan de gestion. Ce rapport doit inclure des recommandations de changements et d'améliorations au plan de l'année, et des suggestions pour améliorer les opérations, les programmes et l'engagement communautaire.
  5. Avant le 15 octobre de chaque année, le Groupe consultatif aquatique vérifiera qu'il a examiné l'évaluation du plan de gestion pour l'année scolaire précédente et qu'il a examiné le plan de gestion pour l'année scolaire en cours.
  6. Le groupe peut transmettre des recommandations au surintendant adjoint des installations et des opérations pour examen, considération et mise en œuvre tout au long de l'année civile, le cas échéant.
  7. Le surintendant adjoint des installations et des opérations transmettra les recommandations et le rapport annuel au chef des opérations pour examen par le surintendant et le conseil scolaire.

Réunions

  1. Le président convoquera au moins quatre (4) autres réunions par année. D'autres réunions peuvent avoir lieu au besoin.
  2. Le surintendant adjoint des installations et des opérations doit être avisé à l'avance de toutes les réunions.
  3. Toutes les réunions peuvent se tenir virtuellement et doivent permettre la participation du public.
  4. Les annonces de réunion doivent être envoyées via l'alerte e-mail Aquatics et FANLettre.
  5. Les horaires des réunions, l'ordre du jour, les liens (le cas échéant) et les procès-verbaux approuvés doivent être affichés sur le

Lignes directrices pour les communications 

Le groupe, à la discrétion du président, peut choisir de fournir des commentaires écrits ou verbaux au conseil scolaire ou au directeur général sur des questions liées aux opérations, aux installations et aux programmes des centres aquatiques, en dehors du cycle de rapport annuel.

  1. Les membres du groupe consultatif ne doivent pas représenter leurs actions, opinions, déclarations, etc. personnelles comme celles du groupe.
  2. En communiquant avec les médias, les membres du public, d'autres personnes ou institutions, les membres doivent faire preuve de prudence pour s'assurer que, sauf autorisation du groupe consultatif, ils indiquent spécifiquement que les opinions ou opinions exprimées sont, en fait, les leurs.
  3. Une gestion prudente des demandes d'information est souhaitable pour éviter de surcharger d'autres institutions ou le public avec des demandes de données.
  4. Tous les avis et annonces au public du groupe doivent être acheminés par le personnel pour diffusion.
  5. Toutes les communications officielles ou demandes d'informations, y compris, mais sans s'y limiter, les sondages et les questionnaires, du groupe adressés à des personnes ou des organisations extérieures au système scolaire doivent être acheminées par le personnel et approuvées à l'avance par le surintendant adjoint des installations et des opérations.

 CALENDRIER DES RÉUNIONS 2022-2023

12 octobre 2022 (6h00-7h30) le Équipes MS

14 novembre 2022 (6h00-7h30) le Équipes MS

ORDRE DU JOUR / PROCES-VERBAUX ET PIECES JUSTIFICATIVES

Procès-verbal_Ordre du jour 12 octobre 2022

Procès-verbal_Ordre du jour 14 novembre 2022