Demandes de la loi sur la liberté de l'information (FOIA)

Toutes les demandes d'enregistrement doivent être envoyées par e-mail à [email protected] ou envoyé/référé à la personne désignée qui fait office de APS Officier de la loi sur la liberté de l'information (FOIA), pour un traitement approprié. Les demandes recevront initialement une réponse dans les cinq (5) jours ouvrables, veuillez donc les transmettre immédiatement. La loi autorise le APS de facturer les coûts du temps total du personnel nécessaire pour rechercher, accéder, fournir et copier tous les documents produits. Le Virginia Freedom of Information Act ne couvre que les documents publics (sous quelque forme que ce soit) qui existent. Cela inclut, sans toutefois s'y limiter, les enregistrements qui existent sous forme informatisée, les enregistrements vidéo ou les enregistrements audio. Cependant, le Virginia Freedom of Information Act n'exige pas APS pour créer un nouvel enregistrement, ni APS pour fournir des informations ou répondre à des questions qui ne sont pas fournies dans un dossier existant.

APS dispose de cinq (5) jours ouvrables pour fournir une première réponse à une demande. Cette réponse peut contenir ou non les enregistrements demandés. La réponse initiale doit indiquer soit:

• Que les dossiers demandés seront fournis au demandeur;
• Que les dossiers demandés ne seront pas fournis, et la base légale qui permet de retenir les dossiers;
• Que certains dossiers seront fournis et d’autres ne le seront pas, ainsi que la base juridique qui permet de retenir ces dossiers; ou
• Qu'il n'est pratiquement pas possible de fournir les dossiers demandés ou de déterminer s'ils sont disponibles dans le délai de cinq jours ouvrables, et les conditions qui rendent de telles actions impossibles.

La réponse finale, cependant, ne doit pas être faite plus de sept (7) jours ouvrables supplémentaires après la date limite de la réponse initiale.  

L'agent FOIA ou la personne désignée fournira une estimation des coûts au demandeur pour toutes les demandes.

1. Lorsque le coût du temps du personnel nécessaire pour rassembler et traiter les dossiers demandés est estimé à plus de 30 $, l'agent de la FOIA ou la personne désignée en informera le demandeur à l'avance et lui demandera s'il souhaite donner suite à la demande. Les demandes dont les coûts sont estimés à plus de 200 $ doivent être payées à l'avance avant que le traitement ultérieur de la demande ne soit entrepris.
2. Lorsqu'il y a un coût en temps de personnel pour recueillir et traiter les informations demandées, l'agent FOIA ou son représentant informera le demandeur que les informations ont été compilées et peuvent être récupérées lorsque la personne remet un chèque pour couvrir les frais. Si un chèque est posté au bureau, les dossiers seront postés au demandeur une fois le chèque reçu.
3. Les frais sont basés sur les tarifs suivants (sujets à changement):
   • Le temps du personnel sera facturé au taux horaire du membre du personnel intervenant
   • Les frais de photocopie sont de 12 USD par page (N & B, recto, 8.5 × 11)
   • D'autres dépenses (par exemple, la copie de cartes, de plans, une révision spécialisée, les frais d'envoi postal si demandé) peuvent être facturées le cas échéant et seront facturées au coût réel.
4. Tous les chèques doivent être libellés à l’ordre des « Écoles publiques d’Arlington ». L'agent de la FOIA ou la personne désignée transmettra tous les paiements au surintendant adjoint, Services des finances et de la gestion, pour traitement et dépôt.